Assistant de formation – H/F CDD – Temps partiel 50%

Activités et tâches principales

1. Organisation logistique des formations :

• Préparer les convocations, feuilles d’émargement, attestations, badges…
• Assurer la logistique des journées (accueil des stagiaires, pauses, repas…)-

– Réserver les salles, équipements, supports pédagogiques
– Pour les formations intra, s’assurer auprès des clients de la fonctionnalité des salles, le repas, la prise en charge.
– Assurer la communication avec les participants et les formateurs.

2. Gestion administrative :

• Collecter et archiver les documents de formation (conventions, évaluations…).
• Editer et envoyer les attestations de présence et les documents officiels.
• Gérer les inscriptions des professionnels (internes/externes).
• Saisir et mettre à jour les données dans les outils de gestion de la formation.

3. Appui aux formateurs internes :

• Suivre les disponibilités des professionnels de santé/formateurs.
• Aider à la constitution des supports de formation.

4. Relation avec les structures externes :

• Répondre aux demandes d’information (par téléphone, mail).
• Elaborer et transmettre les devis, conventions de formation, factures.
• Suivre les dossiers des participants externes.

5. Suivi qualité et évaluation :

• Distribuer, collecter et saisir les évaluations de satisfaction.
• Participer à l’élaboration pédagogique.
• Contribuer à l’amélioration continue de l’offre de formation.
• Assurer la préparation des audits de certification Qualiopi.

6. Communication et diffusion :

• Participer à la mise à jour du catalogue de formation.
• Publier les informations sur l’intranet, site web ou newsletters.
• Aider à la réalisation de supports de présentation, de promotion de notre offre de formation, de communication.

Compétences requises

Savoirs :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Notions de gestion budgétaire et suivi de facturation.

Savoir-faire :

• Organiser et planifier des actions.
• Rédiger des documents professionnels clairs.
• Utiliser des outils numériques.
• Avoir un sens du service et posséder une bonne communication écrite et orale.

Savoir-être :

• Sens de l’organisation, rigueur.
• Autonomie, réactivité.
• Discrétion professionnelle.
• Bon relationnel et esprit d’équipe.

Profil recherché

Bac+2 – une expérience significative dans le domaine de la formation professionnelle serait un plus (minimum 3 ans).
Le poste est basé sur Chamalières